‘Ik heb het gevoel dat ik steeds met mijn hoofd tegen een muur knal.’ ‘Rolien praat zacht en strijkt nerveus met haar hand door haar haar. ‘Ik werk hard.’ Ze zucht: ‘mijn manager en ik praten een andere taal. Hij begrijpt gewoon niet wat ik doe.‘ Okay knik, ik uitnodigend. ‘Kun je me iets meer vertellen over je context? ‘
Een geërfd project
Rolien begint sneller te praten. ‘Ja, kijk de operatie is afhankelijk van een goede planning van mensen en middelen. En als manager ben ik daarvoor onder meer voor verantwoordelijk. Ik geef leiding aan achttien medewerkers. Allen zijn hoogopgeleide HBO/ WO-ers en nogal eigenwijs.’ Daarnaast ben ik ook verantwoordelijk voor een reorganisatie project, dat ik heb overgenomen van een zieke collega. Het is wel een lastig project wat eigenlijk niet helemaal soepel verloopt.’
Er speelt meer
‘Niet helemaal? ‘Nou eigenlijk is er een behoorlijk stevig conflict ontstaan en zit zij ziek thuis.’ ‘Wat maakt dat jij dit project doet?’ Was de besluitvorming om dit project te gaan doen helder? ‘Ik vind dat ik het het beste kan doen en een deel van de medewerkers zitten op mijn afdeling’. Ze hebben vertrouwen in mij en ik voel me verantwoordelijk.’ ‘Hoe zit je privé situatie eruit?’ Rolien vertelt. Het wordt me duidelijk dat zij zowel qua werk als privé een behoorlijke lading hooi op haar vork heeft genomen.
Verantwoordelijkheid
Hoe is het voor jou om dit project erbij te doen? Rolien zucht. ‘Door de slechte samenwerking met mijn manager maar ook met de medewerkers onderling is het lastig om het vlot te trekken.’ En eigenlijk mis ik iemand om mee te sparren maar het meest toch wel steun.’
‘Van wie?’ ‘Van mijn baas en bijvoorbeeld HR’.
Een drukke werkweek met verschillende taken en hoofdbrekens
Ik denk na over wat ze zegt en vat het voor haar samen. ‘Dus je hebt verschillende taken met een drukke werkweek waarvan jij vindt dat je hiervoor verantwoordelijk bent. En je ervaart een moeizame relatie met je direct leidinggevende?’ ‘Ja’ Waar wil je nu met mij over praten?
Relatie manager
‘Over de relatie met mijn manager. Ik kan hem maar niet overtuigen dat mij aanpak werkt. Bovendien snapt hij weinig van de inhoud. Ik heb bij hem het gevoel dat ik tegen een muur aan knal’
Stap 1. Communicatiepatronen, een andere stijl!
Tijdens ons gesprek observeer ik Rolien. Ze praat gemakkelijk over haar emoties en is expressief. Waarbij ze veel oog heeft voor haar mensen. En eigenlijk verwacht ze dit ook van haar manager. Bij nadere analyse blijkt dat haar manager juist veel meer beschouwend en analytisch van aard is. Ze praten dus inderdaad een andere taal. Haar baas praat graag over data, feiten en analyses. Rolien over ideeën, visie en het welbevinden van haar mensen.
Stap 2. Wij mensen voelen ons aangetrokken tot mensen die op ons lijken.
Nadat ik met haar de theorie over de communicatiestijlen heb doorgenomen gaan we aan de hand van verschillend praktijksituaties rollenspelen doen. Rolien speelt zichzelf en ik ben haar manager/baas. Naast theoretische bagage krijgt ze zo praktische handvatten. Zodat ze in een gesprek met hem op dezelfde toonhoogte komt en hem daarna gemakkelijker kan ‘mee nemen’ in haar gedachtegoed. Het geeft haar zichtbaar energie en houvast.
Stap 3. Verwachtingen sturen je gedrag
In de volgend coaching afspraak praten we over de eisen die Rolien aan zichzelf stelt. Die zijn niet gering. Het blijkt dat ze ook van haar baas het nodige verwacht. Namelijk dat hij haar project net zo belangrijk vindt als zij. Dat zij steun krijgt voor haar aanpak. Helaas wordt ze hierin teleurgesteld. Hij gedraagt zich niet zoals zij graag wil. Door haar geïrriteerde en soms ook emotionele reacties neemt hij juist weer meer afstand. De cirkel is rond.
Coping strategie.
Vooral daardoor heeft Rolien nu de neiging om gesprekken met hem uit te stellen en wat tussen hen speelt niet te bespreken. Dit geeft stress en negatieve gevoelens. Vaak stellen we lastige zaken uit en zoeken afleiding om hier mee om te gaan. Om haar te helpen om het gesprek aan te gaan oefen we het voorgenomen gesprek. Na een aantal keren gaat ze de confrontatie aan en benoemt ze vanuit haarzelf wat haar dwars zit.
Stap 4. Eisen en verwachtingen – REBT
Via de Rationele Emotieve Behaviour Training brengt Rolien haar eisen en verwachting in kaart. Vooral krijgt ze inzicht in haar beperkende en dwingende eisen die haar soms ineffectief maken onder meer in haar relatie met haar baas. Aan de hand van een opdrachten lijst ‘herformuleert:’ Rolien haar dwingende eisen. Waardoor ze realistischer naar haar situatie kan kijken. Dat geeft ruimte.
Emoties reguleren – Mindfulness
Als emoties de overhand krijgen dat reageer je vaak primair. Gedurende de coaching krijgt Rolien steeds korte mindfulness opdrachten die ze zelf ook dagelijks tijdens haar werk kan doen. Ze duren 3 tot 5 minuten en zorgen onder meer voor meer rust en overzicht in je hoofd.
Metaniveau
Het helpt om tijdens een vervelend gesprek niet in automatische pilootreactie te vallen. Bijvoorbeeld door je meteen te verdedigen of iemand juist aan te vallen. Probeer niet te snel te reageren. Creëer een moment van rust en vraag jezelf af: ‘Wat gebeurt hier tussen ons? ’Het zogenaamde meta communicatieniveau. Je communiceert dan over de communicatie die tussen jou en de ander plaatsvindt. Waardoor een gesprek open kan breken.
Afloop
Haar moeizame project is naar tevredenheid afgerond. Rolien en haar baas werken functioneel samen. Een warme relatie zal het wel niet worden. Dat stoort Rolien minder ze haalt haar waardering elders. Zo is ze succesvol aan het netwerken voor een hogere functie binnen de organisatie. Hier wil ze haar visie op leiderschap verder in de praktijk brengen.
Ze verlaat tevreden en energiek ons pand. Fijn!